IPXの出願フローを紹介します。

　皆様、こんにちは。

　外苑前駅3番出口徒歩20秒、特許業務法人 IPXの奥村 光平（オクムラ　コウヘイ）です。代表弁理士COO/CTOとして、CEOの押谷とともに当所IPXを経営しています。

URL: ipx.tokyo
アイピーエックス　ドット　トウキョウ　と覚えてくださいね！

　IPXでは、"From XXTech to Academic Study" をポリシーに、創業当初より得意としていたベンチャー系テクノロジーから、大学・研究機関等での高度な専門性を必要とする学術研究に至るまで、多様な経歴を有するスタッフが、ソフトウェア・ICT分野（特に、AI, IoT，VR/AR, CV, 画像処理, ロボティクス, 無線通信, 制御等）の特許事案を、迅速かつ丁寧に対応いたします。「品質」と「スピード」とは徹底化されたIPX独自の3つのメソッドに基づくことで両立いたします（爆速知財サービス）。

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いろいろあって特許出願の所内フローをまとめていたのですが、
お客様へのご理解も得やすいように公開しようということとなりました。

細かいソフトウェアやプログラム、ノウハウの部分は公開しておりませんが、
おおよその流れが伝わればと思います。

　前提として、弊所では、受任したすべての案件が電子的に管理されている。具体的には、所員全員がアクセス可能な案件ごとに分類された専用のフォルダ（以下案件フォルダ）があり、弁理士が作成した明細書のドラフトや、顧客とのやりとりは、すべてこのフォルダに格納することとなっている。

（手順１）
　依頼に基づいて、技術担当が明細書を、事務担当が願書を作成する。事務所によっては最後まで別々のファイルとするところもあるが、弊所では、一体的な取り扱いをすべく、技術担当が責任を持って、事務担当が作成した願書を自分が作成した明細書の冒頭に貼り付けて１つのファイルとすることとしている。ただし、願書情報をいただけるタイミングが顧客ごとに異なることが多く、技術担当がファイルを１つにまとめるタイミングは任意である。
（手順２）
　顧客から出願指示を受けると、技術担当は、案件フォルダにおいて「出願」というサブフォルダを作成する。続いて、その中に、「確定明細書_(整理番号).docx」と、図面のjpgファイルとを格納し、事務担当へ出願に係る１次指示を出す。なお所内での指示は、専用のツールを介して出すものである。
（手順３）
　事務担当は、技術担当によってサブフォルダ「出願」に格納されたデータを、「出願準備専用」という、原則的に事務担当のみがアクセス可能な別のフォルダ（案件フォルダのサブフォルダではない）にコピーし、ここで、出願用のHTMLファイルを生成する。
（手順４）
　事務担当は、手順３で作成したHTMLファイルをインターネット出願ソフトに読み込ませて、出願形式の仮PDFを作成する。これは、あくまでも仮のPDFであり、この時点ではまだ出願はされていない。
（手順５）
　事務担当は、仮PDFのデータを技術担当に送信する。技術担当がこれを確認し、事務担当へ出願に係る２次指示（最終）を出す。これを契機に、事務担当が特許庁へ出願を行う。
（手順６）
　事務担当は、事後処理に着手する。具体的には、手順５で出願を完了したデータのプルーフPDFの作成、請求書の作成、期限管理ソフトへの入力等を行う。また、該当する案件フォルダに「出願完了」というサブフォルダを新たに作成し、ここにプルーフPDF等を格納する。最後に、顧客（貴社）に出願完了に係る正式報告を行う。


大手の事務所だと、手順ごとに別の人材が割り振られていたりしますが、
うちは技術担当（アソシエイト）と事務担当（パラリーガル）とが二人三脚で進めます。